Bagaimana Cara Menulis Surat Resmi dengan Benar?

Surat resmi adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis yang digunakan untuk keperluan formal, baik dalam lingkungan bisnis, pendidikan, pemerintahan, maupun organisasi. Surat ini memiliki format baku yang harus diikuti agar mudah dipahami dan terlihat profesional.

Dalam artikel ini, kita akan membahas cara menulis surat resmi dengan benar, termasuk struktur yang harus diperhatikan, bahasa yang digunakan, serta beberapa contoh penerapannya.

Pengertian Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan formal, seperti komunikasi antar perusahaan, instansi pemerintah, atau organisasi. Surat ini memiliki aturan khusus dalam penyusunan, penggunaan bahasa, dan format penulisan.

Surat resmi dapat berupa surat undangan, surat pemberitahuan, surat permohonan, surat lamaran kerja, dan sebagainya.

Struktur Surat Resmi

Surat resmi memiliki struktur yang harus diperhatikan agar pesan yang disampaikan jelas dan mudah dipahami. Berikut adalah bagian-bagian penting dalam surat resmi:

1. Kop Surat (Jika Ada)

Kop surat biasanya digunakan oleh instansi atau perusahaan untuk menunjukkan identitas pengirim surat. Kop surat berisi:

Nama instansi/perusahaan
Alamat lengkap
Nomor telepon dan email
Logo (jika diperlukan)

2. Tanggal Surat

Tanggal surat menunjukkan kapan surat tersebut dibuat. Format penulisan tanggal bisa berupa:

Contoh:

10 Januari 2025
Jakarta, 10 Januari 2025

3. Nomor Surat

Nomor surat digunakan untuk memudahkan pengarsipan. Biasanya terdiri dari kombinasi angka dan huruf yang menunjukkan urutan dan jenis surat.

Contoh:

001/HRD/2025
12/INV/2025

4. Lampiran (Jika Ada)

Lampiran berisi informasi tambahan yang menyertai surat, seperti dokumen pendukung atau data tambahan.

Contoh:
Lampiran: 1 Lembar

5. Perihal

Perihal adalah ringkasan isi surat yang ditulis dalam beberapa kata agar penerima mengetahui tujuan surat secara singkat.

Contoh:
Perihal: Permohonan Kerja Sama

6. Alamat Tujuan

Alamat tujuan mencantumkan nama penerima dan alamat instansi yang dituju.

Contoh:
Yth. Kepala Bagian Sumber Daya Manusia
PT Sejahtera Abadi
Jl. Sudirman No. 12, Jakarta

7. Salam Pembuka

Salam pembuka digunakan sebagai tanda penghormatan sebelum masuk ke isi surat.

Contoh:

Dengan hormat,
Salam sejahtera,

8. Isi Surat

Isi surat merupakan bagian utama yang menjelaskan tujuan dari surat tersebut. Isi surat terdiri dari:

Paragraf pembuka → Menjelaskan maksud dan tujuan surat.
Paragraf isi → Menyampaikan informasi utama.
Paragraf penutup → Mengakhiri surat dengan harapan atau kesimpulan.

9. Salam Penutup

Salam penutup digunakan sebagai tanda sopan santun sebelum mengakhiri surat.

Contoh:

Hormat kami,
Salam hormat,

10. Nama dan Tanda Tangan Pengirim

Bagian ini mencantumkan nama dan jabatan pengirim, serta tanda tangan sebagai bukti keabsahan surat.

Contoh:
Hormat kami,
(Tanda Tangan)
Nama Pengirim
Jabatan

11. Tembusan (Jika Diperlukan)

Tembusan digunakan untuk memberikan informasi kepada pihak lain yang juga perlu mengetahui isi surat.

Contoh:
Tembusan:

Direktur Keuangan
Kepala Divisi Operasional

Tips Menulis Surat Resmi yang Baik dan Benar

Agar surat resmi terlihat profesional dan mudah dipahami, berikut beberapa tips yang perlu diperhatikan:

1. Gunakan Bahasa Formal dan Baku

Surat resmi harus menggunakan bahasa yang sesuai dengan kaidah Ejaan Bahasa Indonesia (EBI) dan menghindari bahasa gaul atau tidak sopan.

2. Perhatikan Format dan Tata Letak

Gunakan format yang rapi, termasuk margin yang sesuai, spasi antar paragraf, dan font yang mudah dibaca (misalnya Times New Roman 12 atau Arial 11).

3. Sampaikan Informasi dengan Jelas dan Singkat

Gunakan kalimat yang jelas, ringkas, dan langsung ke inti permasalahan agar penerima mudah memahami isi surat.

4. Periksa Kembali Ejaan dan Tata Bahasa

Sebelum mengirim surat, pastikan tidak ada kesalahan ejaan atau tata bahasa yang dapat mengurangi profesionalisme surat.

5. Gunakan Kertas Resmi (Jika Perlu)

Untuk instansi atau perusahaan, sebaiknya menggunakan kertas berkop agar terlihat lebih profesional.

Contoh Surat Resmi

PT Sejahtera Abadi
Jl. Sudirman No. 12, Jakarta
Telp: (021) 12345678

Jakarta, 10 Januari 2025

Nomor: 001/HRD/2025
Lampiran: –
Perihal: Undangan Rapat

Yth. Bapak/Ibu Kepala Divisi Operasional
PT Sejahtera Abadi
Di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan rencana evaluasi kinerja perusahaan tahun 2025, kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal: Senin, 15 Januari 2025
Waktu: 10.00 WIB – Selesai
Tempat: Ruang Rapat Lantai 2, PT Sejahtera Abadi
Agenda: Evaluasi dan Penyusunan Rencana Strategis 2025

Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu tepat waktu. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

(Tanda Tangan)
Nama Pengirim
Jabatan